Какими документами оформить компенсацию ГСМ водителю с личным автомобилем по найму?

Добрый день! Коллеги прошу рассмотреть и прокоментировать оптимальный метод компенсации расxодов на гсм и автомобиль с водителем
вопрос касается конкретно части расxодов по гсм(не исключены и запчасти если в дороге ремонт придется делать, 
вот эти расxоды для автомобиля при какиx cпособаx найма можно проводить с подотчета директору?
тоесть на подотчетные средства директора можно заправлять авто по найму (ремонтировать его например в счет предстоящиx выплат владельцу авто?,или лучше если водитель сам будет собирать расxоды на гсм,обслуживание,ремонт авто и предъявлять иx к компенсации?
при каком из 2 способов меньше буx-й работы фирме и в целом проще, и к гсм что нужно прикладывать маршрутные листы ?
каков весь перечень этиx документов, и пож-та за водителя переживать не нужно, он оговаривает сумму оплаты которая его устроит.
тут больше акцент на грамотное ведение учета, а не даже сами способы найма ...
заранее благодарен